Wenn du eine private E-Mail schreibst, gibt es fast keine Regeln. Verfasst du aber eine offizielle Mail, musst du einige Regeln beachten.
Gut zu wissen
Eine offizielle Mail schreibst du, wenn du
- deinem Lehrer schreibst
- ein Unternehmen kontaktierst um beispielsweise Informationen zu bekommen
- eine Kündigung oder einen Widerruf verfasst
- dich bewirbst
Also eigentlich immer, wenn du deine Mail nicht an Freunde oder Familienmitglieder richtest.
Seriöse E-Mail-Adresse
Du solltest für alle offiziellen Mails eine seriöse Mailadresse verwenden.
Gut zu wissen
Du solltest keine Spitznamen, Nicknames oder viele Zahlen verwenden!
Diese Adresse sollte deinen Vor- und deinen Nachnamen durch einen Punkt getrennt beinhalten. Dieser Grundlage folgt dann meist ein @domain. Ist diese Mailadresse schon vergeben, kannst du auch erst den Nach- und dann den Vornamen nehmen oder die Namen nicht durch einen Punkt trennen.
Gut zu wissen
Haben du oder deine Eltern eine eigene Domain, verwendest du am besten diese. Hier stehen dann nur dein Vor- und dein Nachname mit einem @ getrennt.
Optimale Mailadressen sehen also so aus:
Beispiel
max@mustermann.de/com
max.mustermann@domain.de/com
maxmustermann@domain.de/com
mustermann.max@domain.de/com
mustermannmax@domain.de/com
Hast du bereits eine solche Adresse, verwende sie. Sonst solltest du dir für alle offiziellen Anlässe eine neue Adresse anlegen. Viele Anbieter bieten diese kostenlos an.
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Betreff einer E-Mail
Der Betreff einer E-Mail steht im extra Betreff-Feld. Er ist das Erste, was der Empfänger zu sehen bekommt. Hier solltest du also den Inhalt deiner Mail knapp und präzise zusammenfassen. Der Betreff sollte möglichst kurz sein, in manchen Fällen reicht sogar ein einziges Wort.
Beispiel
Betreff einer E-Mail
Bewerbung
Information zu Glückwunschkarten
Kündigung
Widerruf (Kundennummer 1234567890)
Hausaufgaben Mathematik 8a
Anrede in einer E-Mail
Die Anrede formulierst du wie in einem Brief. Sprichst du eine bestimmte Person an, verwendest du den Beginn: Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr... Hat der Empfänger einen Titel wie Professor oder Doktor, muss diese Abkürzung mit in die Anrede hinein. Schreibst du an einen Lehrer, kannst du auch die etwas lockerere Form Guten Tag/Guten Morgen/Guten Abend wählen.
Kennst du den Empfänger deiner Mail nicht, beginne mit Sehr geehrte Damen und Herren.
Beispiel
Bestimmte Anrede
Sehr geehrte Frau Mustermann oder Sehr geehrter Herr Mustermann,
Sehr geehrte Frau Prof. Dr. Mustermann,
Allgemeine Anrede
Sehr geehrte Damen und Herren,
Persönliche Anrede
Guten Tag Herr Müller,
Nach der Anrede schreibst du ein Komma und machst einen Absatz und lässt eine Leerzeile.
Inhalt einer E-Mail
Den Text einer E-Mail formulierst du ähnlich wie den eines Briefs. Achte darauf, vollständige Sätze zu schreiben und keine Umgangssprache zu verwenden. Auch Smileys und Emoticons haben in einer offiziellen Mail nichts zu suchen!
Achte darauf, dein Anliegen deutlich zu machen, indem du entweder eine konkrete Fragestellung formulierst oder eine Mitteilung.
Merke
- Verwende vollständige Sätze
- meide Umgangssprache
- keine Smileys oder Emoticons
- konkrete Fragestellung oder Mitteilung
Formatierung einer E-Mail
Damit deine E-Mail ordentlich wirkt, verwende eine schlichte Schriftart. Die Schriftgröße sollte gleich bleiben und der Zeilenabstand einzeilig sein.
Inhaltsabschnitte trennst du mit Absätzen, um den Text übersichtlicher zu gestalten.
Merke
- schlichte Schriftart
- schwarze Schriftfarbe
- gleiche Schriftgröße
- einzeiliger Zeilenabstand
Grußformel einer E-Mail
An den Schluss einer E-Mail schreibst du eine Grußformel oder auch Schlussformel. Diese Schlussformel ist festgelegt und lautet fast immer Mit freundlichen Grüßen.
Beispiel
Förmliche Schlussformel
Mit freundlichen Grüßen
Ich verbleibe mit freundlichen Grüßen
Persönliche Schlussformel
Viele Grüße
Zusätzlich kannst du noch um Rückmeldung oder Antwort bitten. Nach der Schlussformel folgt kein Komma, sondern nur ein Absatz. Dann schreibst du deinen Vor- und Nachnamen.
Beispiel
Bitte um Rückmeldung
Ich bitte um Bestätigung meiner Kündigung und verbleibe mit vielen Grüßen
Ich bitte um Rückmeldung und verbleibe mit freundlichen Grüßen
Abschluss einer Bewerbung
Über eine Einladung zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch würde ich mich freuen
Über eine positive Rückmeldung würde ich mich freuen
Nach deinem Namen folgen am besten deine Daten, also deine Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Damit du diese Informationen nicht immer neu einfügen musst, kannst du eine Signatur erstellen.
Signatur einer E-Mail
In die Signatur einer E-Mail gehören dein Name, deine Adresse, deine Telefonnummer oder Handynummer und deine E-Mail-Adresse. Du kannst eine Signatur direkt in deinem E-Mail-Programm erstellen.
Beispiel
Max Mustermann . Musterstr. 7 . Musterstadt 12345 . Mobil 01230123832 . max@mustermann.de
Lies deine Mail zum Schluss immer Korrektur und verbessere Fehler. Eine offizielle E-Mail ist wie ein offizieller Brief, du musst also Rechtschreibung und Zeichensetzung beachten.
Dein neues Wissen kannst du anhand unserer Übungsaufgaben überprüfen.
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